English
Tập trung vào việc huấn luyện và đào tạo các nhóm để đảm bảo kiểm tra hoặc đánh giá nhất quán, thu hút và duy trì tuân thủ.
Tunzyaan A. Griffin – Trưởng ban tư vấn an toàn và phòng cháy chữa cháy với 19 năm kinh nghiệm chia sẻ: “Khi tôi làm thanh tra phòng cháy chữa cháy và sau đó là trợ lý an toàn, tôi thường gặp phải sự chống đối khi thực hiện các cuộc đánh giá an toàn và kiểm tra an toàn phòng cháy và chữa cháy.”
Đèn khẩn cấp không hoạt động, cửa thoát hiểm bị hỏng, bình cứu hỏa quá hạn sử dụng hoặc trạm rửa mắt không được kiểm tra. Tất cả họ đều sẽ đưa ra một câu trả lời giống nhau, “Người kiểm tra vào năm ngoái đã không báo cáo cho những điều này.”
Những tương tác như thế này ảnh hưởng đến uy tín của nhóm kiểm tra hoặc đội an toàn nhà máy. Vì các cuộc thanh tra và đánh giá được thực hiện hàng năm bởi các thành viên khác nhau trong bộ phận an toàn, nên họ bắt buộc phải xác định những phát hiện giống nhau. Tính nhất quán làm tăng thêm uy tín cho phòng ban, từ đó giúp cơ sở có được sự ủng hộ. Do đó, thông tin mà đội ngũ cơ sở cung cấp phải nhất quán từ năm này sang năm khác.
Việc thiết lập các tiêu chuẩn là cấp thiết để xây dựng các nhóm đánh giá toàn. Sau khi các bằng cấp được thiết lập, việc cung cấp đào tạo và huấn luyện bổ sung cho các thành viên trong nhóm là điều phải thực hiện. Sau tất cả, họ không thể tìm thấy vi phạm cho đến khi họ biết nó tồn tại. Một phần của các tiêu chuẩn đặt ra cho nhóm kiểm tra an toàn của mình phải bao gồm độ chính xác của mã hoặc các tham chiếu tiêu chuẩn mà các thành viên trong nhóm trích dẫn.
Như với bất kỳ cuộc thanh tra hoặc kiểm toán nào, sẽ có những vi phạm, phát hiện và / hoặc thiếu sót về quy tắc chung. Trong số những vấn đề đó, một số phát hiện nhất định sẽ có mức độ ưu tiên hoặc cấp bách cao hơn. Nhóm của bạn phải hiểu rõ ràng về những vấn đề cấp bách hoặc ưu tiên cao đó là gì trong quá trình thanh tra.
Giải pháp 1: Thư viện lưu trữ, tra cứu những rủi ro, cách phòng tránh, sửa đổi
Một phương tiện hiệu quả để thiết lập và ghi lại kiến thức đó là biên soạn một thư viện tìm kiếm hoặc danh sách các lỗi và vi phạm mã phổ biến. Thư viện phải bao gồm các tham chiếu mã chính xác áp dụng cho phát hiện hoặc vi phạm. Đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm đều có quyền truy cập vào thư viện và nó được cập nhật thường xuyên khi các phát hiện mới được xác định.
Nhóm phải hiểu và có thể áp dụng thông tin trong thư viện phát hiện vào các cuộc kiểm tra hoặc đánh giá thường xuyên. Bạn có thể tiến thêm một bước nữa bằng cách phát triển và áp dụng hệ thống xếp hạng dựa trên mức độ nghiêm trọng hoặc tần suất vi phạm được tìm thấy.
Giải pháp 2: Không ngừng thảo luận, tìm vấn đề gốc rễ và giải quyết triệt để
Là trưởng nhóm, bạn có trách nhiệm khởi xướng các cuộc thảo luận và khuyến khích ý kiến đóng góp từ các thành viên trong nhóm. Các cuộc thảo luận thường xuyên giúp nhóm luôn nắm rõ thông tin và cho phép bạn điều chỉnh tài liệu đào tạo để cải thiện hiệu quả của nhóm. Theo thời gian, các thành viên khác trong nhóm có thể dẫn dắt các cuộc họp thường xuyên; điều này khuyến khích sự tham gia và phản hồi bổ sung.
Các cuộc thảo luận giúp bạn đánh giá trình độ và kiến thức của nhóm. Chúng cũng là một phương tiện củng cố việc học. Ví dụ: trong khi xem xét các báo cáo, bạn thấy rằng các biển báo lối thoát và thiết bị chiếu sáng khẩn cấp được dự phòng bằng pin của cơ sở không được kiểm tra hàng năm trong 90 phút và được ghi lại theo yêu cầu của mã. Vì vậy, bạn ngồi xuống với nhóm của mình và thảo luận xem vấn đề được tìm thấy ở đâu và tại sao nó lại quan trọng cần được khắc phục. Bằng cách thảo luận này với nhóm thanh tra của bạn, bạn đang thiết lập một tiêu chuẩn thực hiện và tính nhất quán.
Giải pháp 3: Kiểm tra định kỳ
Việc kiểm tra đều đặn hàng năm cũng làm tăng giá trị của nhóm. Việc có được cơ sở vật chất để tuân thủ các quy tắc và tiêu chuẩn hiện hành là một dấu hiệu có thể đo lường được về mức độ hiệu quả của nhóm thanh tra hoặc đánh giá của bạn.
Bạn phải thực hiện một cách chiến lược để đạt được sự tuân thủ các quy tắc và tiêu chuẩn mà bạn áp dụng trong quá trình kiểm tra hoặc đánh giá an toàn. Các chiến lược đó sẽ khác nhau tùy thuộc vào tổ chức, ngành của bạn và các cơ sở mà nhóm của bạn kiểm tra hoặc đánh giá. Những chiến lược đó trước tiên phải được nhóm của bạn truyền đạt và hiểu rõ ràng.
Giải pháp 4: Duy trì tính nhất quán đội ngũ
Một yếu tố cần thiết khác trong việc xây dựng và duy trì một đội ngũ thanh tra an toàn hoặc đội đánh giá hiệu quả là cái mà tôi gọi là tính liên tục của năng lực. Nói một cách dễ hiểu, tính liên tục của năng lực đảm bảo rằng người trực tiếp dưới quyền bạn trong hệ thống phân cấp tổ chức biết cách thực hiện công việc của bạn. Điều này phù hợp với mọi thành viên trong nhóm của bạn. Việc thực hiện phương pháp này củng cố kiến thức và kỹ năng của nhóm vì nó đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm đều ở trên cùng một trang với cùng một mức năng lực.
Mục tiêu của bất kỳ nhóm nào được giao nhiệm vụ kiểm tra hoặc đánh giá an toàn là đạt được sự tuân thủ. Sự tín nhiệm, tính nhất quán, cách tiếp cận chiến lược và tính liên tục của năng lực là nền tảng để xây dựng và tăng hiệu quả của nhóm kiểm tra hoặc đánh giá về an toàn của bạn. Cuối cùng, một nhóm hiệu quả sẽ giúp tăng cường an toàn tổng thể tại nơi làm việc.
Nguồn: EHS Today
